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Aproximadamente la mitad de todos los adultos estadounidenses de entre 40 y 50 años forman parte de la "generación sándwich"; tienen al menos un padre que tiene 65 años o más, y también están criando a un niño pequeño o manteniendo financieramente a un niño adulto (Pew Research Center, "The Sandwich Generation: Rising Financial Burdens for Middle – Aged Americans"). Estas personas enfrentan una presión considerable para equilibrar la necesidad de cuidar a una familia multigeneracional con la obligación de ganarse la vida dignamente. Para manejar estas demandas competitivas, muchas personas están contratando cuidadores en el hogar para ayudar a cuidar a los miembros de la familia. A medida que los Baby Boomers sigan envejeciendo y requieran más asistencia, es probable que esta necesidad crezca. No es sorprendente que la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS, por sus siglas en inglés) proyecte un aumento del 38 % en el empleo en el sector de la salud en el hogar y el cuidado personal en la próxima década (BLS, US Department of Labor (DOL), Occupational Outlook Handbook, 2016—17 Edition , Ayudantes de Salud en el Hogar.

Contratar a un cuidador puede ser abrumador. En medio de lidiar con los aspectos emocionales y financieros de esta tarea, muchas familias pasan por alto las obligaciones tributarias y de presentación de informes. Cuando se descubren estos descuidos, las consecuencias pueden empañar la reputación y disminuir las finanzas de personas honestas. Para ayudar a que el proceso de contratar a un cuidador sea menos oneroso, este artículo responde las preguntas sobre impuestos y no impuestos que surgen cuando una familia contrata a alguien para ayudar en el hogar.

¿EL CUIDADOR ES UN EMPLEADO?

La primera pregunta que debe responderse es si el cuidador es un "empleado". La respuesta a esta pregunta regirá los requisitos de notificación para el cuidador. Como casi todo lo relacionado con impuestos, esta pregunta no es simple porque la ley requiere una evaluación de los hechos y circunstancias que rodean la relación familia/cuidador.

En el verano de 2015, el DOL emitió una nueva guía sobre la clasificación de empleados (Interpretación del administrador n.º 2015 – 1 ) basada en una prueba de realidad económica basada en la definición de la palabra "emplear" de la Ley de normas laborales justas (FLSA) y las decisiones de la Corte Suprema y las Cortes de Circuito de Apelaciones (ver, por ejemplo, Alamo Foundation, 471 US 290 (1985) y Aimable v. Long and Scott Farms, 20 F.3d 434 (11th Cir. 1994)). Basándose en la orientación proporcionada por la FLSA y estos casos, la prueba multifactorial del DOL generalmente examina:

(A) la medida en que el trabajo realizado es una parte integral del negocio del empleador; (B) la oportunidad de ganancia o pérdida del trabajador dependiendo de su habilidad gerencial; (C) el alcance de las inversiones relativas del empleador y del trabajador; (D) si el trabajo realizado requiere habilidades especiales e iniciativa; (E) la permanencia de la relación; y (F) el grado de control ejercido o retenido por el empleador.

El memorándum del DOL es claro en que la determinación de la relación laboral es cualitativa, no cuantitativa. En consecuencia, la totalidad de las circunstancias que rodean la relación entre las dos partes es importante.

Además de la prueba de realidad económica del DOL, el Código de Rentas Internas, Sec. 3121(d)(2) define a un "empleado" como una persona que es un empleado bajo las reglas del derecho consuetudinario para determinar la relación empleador-empleado. Reg. Segundo. 31.3121(d)- 1 (c)(2) explica que esta relación existe cuando la persona para quien se prestan los servicios tiene derecho a controlar las acciones de la persona que presta los servicios, determinando no solo qué servicios se prestan sino también cómo. Rev. Regla. 87 – 41 proporciona una guía detallada al identificar 20 factores que describen el nivel de control, que indica la situación laboral. La Publicación 15 – A del IRS, Guía de impuestos complementarios para empleadores, resume esto en tres áreas a considerar para determinar si un cuidador es un empleado. Las tres categorías a examinar son el control financiero, el control del comportamiento y el tipo específico de relación entre las partes.

Si las respuestas a las preguntas de control y relación indican que el cuidador no es un empleado, él o ella será un contratista independiente que, por lo tanto, trabaja por cuenta propia y es responsable de sus impuestos, lo que significa que los requisitos de declaración de impuestos de la familia son relativamente sencillos. Si se realizan pagos de $600 o más a un solo cuidador, la familia debe preparar el Formulario 1099 – MISC, Ingresos Misceláneos, e informar los montos pagados en el recuadro 7 como compensación de no empleados. (La presentación de un Formulario 1099-MISC solo se requiere para los contribuyentes que se dedican a un comercio o negocio; sin embargo, los autores recomiendan la presentación de un Formulario 1099-MISC para proteger los reclamos del pagador por créditos o deducciones). Copias del Formulario 1099 – MISC debe proporcionarse al cuidador a más tardar el 31 de enero del año posterior al pago de la compensación, así como presentarse ante el IRS a más tardar.

Si el cuidador es un empleado, la familia es responsable de una variedad de impuestos dependiendo de la cantidad de salarios pagados y de preparar y presentar muchos formularios federales y estatales.

¿EL CUIDADOR ES ELEGIBLE PARA TRABAJAR EN LOS ESTADOS UNIDOS?

Antes de lidiar con los impuestos y otros requisitos administrativos, la familia debe determinar si el cuidador puede ser empleado en los Estados Unidos. El formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, debe ser completado por el cuidador y presentado a la familia antes de la fecha de contratación. El formulario requiere que la familia examine los documentos que establecen la identidad del trabajador y la autorización de empleo.

No es necesario presentar el Formulario I – 9 ante el gobierno, pero debe conservarse hasta tres años después de la fecha de contratación o un año después de que finalice la relación laboral, lo que ocurra más tarde. Un nuevo servicio en línea llamado E-Verify, que ofrece el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) de los EE. UU., permite a los empleadores verificar el estado migratorio de posibles empleados comparando la información del Formulario I-9 con el DHS y la Administración del Seguro Social. bases de datos Si bien el uso de este servicio es voluntario a nivel federal, varios estados han exigido su uso para ciertos grandes empleadores.

La Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986 prohíbe a los empleadores contratar a sabiendas a personas que no son elegibles para trabajar en los Estados Unidos y especifica sanciones por incumplimiento (8 USC §1324a). Como tal, las familias están desaconsejadas para contratar cuidadores que no son elegibles para trabajar en los Estados Unidos.

Si existe una relación de contratista independiente, la carga se alivia significativamente. IRCA prohíbe el empleo pero impone un estándar más bajo para las relaciones de contratación independientes. IRCA no requiere verificación de elegibilidad en relaciones de contratación independientes, pero se considerará que una familia que a sabiendas contrata a una persona no elegible como contratista independiente ha contratado a la persona como empleado, no como contratista independiente (ver 8 USC §1324a(a )(4)).

Independientemente del estado migratorio de un cuidador que contrate una familia, tanto la familia como el cuidador aún deben cumplir con las normas fiscales que se describen a continuación. Para cumplir con las normas de declaración de impuestos, un cuidador puede presentar el Formulario W-7, Solicitud de número de identificación de contribuyente individual del IRS, con el IRS para recibir un número de identificación de contribuyente individual (ITIN), que puede ser utilizado tanto por la familia como por el cuidador. con fines de declaración de impuestos.

¿QUÉ IMPUESTOS TIENEN QUE PAGAR LAS FAMILIAS?

Cuando un cuidador en el hogar se considera un empleado, una variedad de leyes federales y estatales requieren que la familia (1) recaude y remita la obligación de retención de impuestos del cuidador; (2) recaudar y remitir las obligaciones tributarias del Seguro Social y Medicare (Ley Federal de Contribuciones al Seguro, o FICA, por sus siglas en inglés) del cuidador, así como pagar la paridad de estos impuestos de la familia; (3) pagar impuestos de desempleo federales y estatales sobre salarios imponibles; y (4) mantener registros apropiados para respaldar estas presentaciones.

Cada cuidador debe completar el Formulario W-4, Certificado de exención de retención del empleado, para proporcionar a la familia la información necesaria sobre la retención del impuesto federal sobre la renta. Por lo general, no es necesario enviar los formularios W-4 al IRS, pero se deben conservar durante al menos cuatro años. Dependiendo de los salarios y las exenciones reclamadas en el Formulario W-4, es posible que se deba retener el impuesto federal sobre la renta. Consulte la Publicación 15 del IRS, (Circular E), Guía de impuestos del empleador, para determinar cuánto. Además, la familia debe consultar los recursos de impuestos estatales para los formularios estatales pertinentes (es decir, el equivalente estatal del formulario federal W-4) y para determinar cuánto impuesto sobre la renta estatal retener.

Las familias también deben lidiar con la obligación fiscal FICA del cuidador: el impuesto del Seguro Social del 6,2 % sobre los salarios de hasta $118 500 en 2016 y el impuesto de Medicare, que se impone a una tasa del 1,45 % sobre todos los salarios sin límite. Se deben retener montos equivalentes de impuestos FICA de los salarios de los cuidadores cuando sus salarios anuales sean de $2,000 o más durante 2016. (Generalmente, cualquier salario en efectivo pagado en cualquier momento durante el año no está sujeto a este impuesto si se paga a un cónyuge, hijo menor 21 años, padre o cualquier empleado menor de 18 años que realice trabajo doméstico (a menos que el trabajo doméstico sea la ocupación principal del empleado; si el empleado es estudiante, siempre que el trabajo doméstico no se considere su ocupación principal).

También se pueden aplicar otros impuestos. Si los salarios en efectivo pagados en cualquier trimestre calendario superan los $1,000, la familia estará sujeta a los impuestos de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) sobre hasta $7,000 de salarios. La tasa FUTA es del 6%, pero generalmente, la familia puede tomar un crédito contra el impuesto FUTA por las cantidades pagadas a los fondos estatales de desempleo. El crédito puede ser tanto como 5.4% de los salarios sujetos a impuestos FUTA. Si la familia tiene derecho al crédito máximo del 5.4 %, la tasa impositiva FUTA después del crédito es del 0.6 %. Una familia tiene derecho al crédito máximo si:

  • La familia pagó los impuestos estatales de desempleo requeridos en su totalidad, a tiempo y con los mismos salarios que están sujetos al impuesto FUTA; y
  • El estado al que se pagan los impuestos no se determina como un estado de reducción de crédito.

Los estados imponen impuestos de desempleo de tasas variables sobre bases impositivas que van desde $7,000 a $35,000 de salarios pagados. Todos los estados tienen una agencia de seguro de desempleo o una división del trabajo que puede proporcionar la información necesaria para cumplir con estas reglas.

Por lo general, las familias deben usar el Formulario 1040, Anexo H, Impuestos sobre el empleo doméstico, para declarar todos estos impuestos federales en la declaración de impuestos sobre el ingreso individual del miembro de la familia y realizar los pagos de impuestos estimados necesarios mediante el Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para individuos. Sin embargo, si la familia tiene un negocio como propietario único y presenta el Formulario 941, Planilla Trimestral de Impuestos Federales del Patrono, o el Formulario 944, Planilla Anual de Impuestos Federales del Patrono, para empleados de negocios, o el Formulario 943, Planilla Anual de Impuestos Federales del Patrono para Empleados Agrícolas, y el Formulario 940, Declaración Anual de Impuestos Federales por Desempleo del Empleador (FUTA), la familia puede incluir impuestos para empleados domésticos en estos formularios.

Los formularios 941 vencen el último día del mes calendario siguiente al final de cada trimestre calendario respectivo; Los formularios 943 y 944 vencen el 31 de enero del año siguiente al año fiscal. El formulario 940 generalmente vence el primer día del segundo mes siguiente al final del año. (Se pueden aplicar extensiones).

Independientemente de si se utiliza el Anexo H o los formularios alternativos, la familia también deberá proporcionar al cuidador, a la Administración del Seguro Social y a la autoridad fiscal estatal un Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos completo, antes del 31 de enero. A El formulario W-3 completo, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, debe acompañar a los formularios W-2 proporcionados a la Administración del Seguro Social. Los empleadores domésticos deben marcar "Empleado doméstico" en la casilla b del Formulario W-3.

Si se necesita una extensión de tiempo para presentar un Formulario W-2, un empleador puede presentar una solicitud de extensión de 30 días en el Formulario 8809, Solicitud de extensión de tiempo para presentar declaraciones informativas, antes de la fecha de vencimiento de los Formularios W-2 . Si se concede, la prórroga es de 30 días, pero las instrucciones del formulario 8809 establecen que el IRS solo concederá una prórroga en casos limitados por circunstancias extraordinarias o catástrofes, como un desastre natural o un incendio que destruya los libros y registros necesarios para presentar la solicitud. formularios El IRS otorgará solo una extensión de tiempo para presentar.

Finalmente, la familia debe mantener registros detallados que respalden las declaraciones de impuestos para el cuidador en el hogar.

¿QUÉ LEYES LABORALES APLICAN A LOS EMPLEADOS CUIDADORES?

Las actividades realizadas por un cuidador en el hogar se asemejan más al "empleo de servicio doméstico" como se describe en la Sección 13(a)(15) de la FLSA. Los empleados del servicio doméstico generalmente reciben el salario mínimo y las protecciones de horas extras si brindan servicios que son regulares y continuos, generalmente más de 20 horas por semana en total, y si no residen en el hogar del empleador. A estos empleados se les debe pagar por todo el tiempo que pasan en el trabajo, incluso si ese tiempo incluye dormir.

Los empleadores que brindan alimentos, alojamiento u otros beneficios complementarios habituales tienen derecho a incluir estos artículos en la compensación, siempre que el empleado lo acepte libremente (29 CFR §531). Finalmente, el empleador está obligado a mantener, durante al menos tres años, registros, incluidos el nombre del cuidador, la dirección completa, el número de Seguro Social (SSN), el total de horas trabajadas, el total de efectivo pagado, los montos semanales reclamados por el empleador para comida, alojamiento , u otras instalaciones, y cualquier tiempo extra que haya trabajado el cuidador (29 CFR §552.110(a)).

Si el cuidador vive con la familia, se permite que el cuidador reciba una compensación diferente. Si bien las reglas del salario mínimo continúan aplicándose, la ley contiene una exención de las reglas de horas extras para los empleados del servicio doméstico que residen dentro del hogar donde se prestan sus servicios (29 CFR §552.102). Además, la ley establece que los cuidadores no están obligados a recibir una compensación por los momentos en que residen en el hogar pero no trabajan, como las horas para comer, dormir u otro tiempo libre, si se llega a un acuerdo sobre ese tiempo entre los empleador y el cuidador y si los tiempos involucrados son suficientes para permitir al cuidador una cantidad razonable de tiempo personal ininterrumpido (29 CFR §§552.102, 785.23). Si los períodos para comer, dormir u otros períodos de tiempo libre son interrumpidos por una llamada al servicio, la interrupción debe contarse como horas trabajadas.

En resumen, las protecciones de la FLSA exigen que los empleadores sean diligentes a la hora de documentar cómo se va a compensar al cuidador y cómo la compensación no monetaria (como comidas o alojamiento) influye en la remuneración total. Las familias pueden usar un contrato de trabajo que proporcione una descripción detallada del trabajo y, si el cuidador vive con la familia, se determinarán cuándo y cómo trabajará el cuidador. Además, las familias deben tener cuidado de seguir las normas y reglamentos estatales que rigen la relación laboral.

Desde 1998, la ley federal exige a los empleadores que informen información sobre los empleados recién contratados al estado en el que trabaja el empleado dentro de un período de tiempo específico (42 USC §653a(b)(1)(A)). Este informe de nuevas contrataciones es para ayudar a los estados a hacer cumplir las órdenes de manutención infantil; los empleadores deben informar al programa de registro de nuevos empleados del estado.

¿QUÉ BENEFICIOS DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ESTÁN DISPONIBLES PARA LOS EMPLEADORES?

Además de evitar las desagradables consecuencias de las multas y otras sanciones penales, la declaración correcta de los impuestos sobre cuidadores en el hogar tiene varios beneficios fiscales, incluida la disponibilidad de la Sec. 21 crédito fiscal por cuidado de niños y dependientes. Las familias de niños y discapacitados necesitan trabajar para ganarse la vida, por lo que el Congreso diseñó un crédito para los contribuyentes que necesitan ayuda externa para cuidar a un niño calificado u otra persona calificada. En la Publicación 503 del IRS, Child and Dependent Care Expenses, el IRS resume los requisitos para reclamar este crédito; el punto general de las reglas es que para tomar un crédito para una persona que no sea un hijo calificado, la persona debe cumplir con ciertos criterios (por ejemplo, era física o mentalmente incapaz de cuidar de sí mismo), la persona que reclama el crédito debe tener ingresos del trabajo, y el cuidador debe cumplir con ciertos criterios (por ejemplo, no ser un hijo dependiente del contribuyente). Si los servicios del cuidador en el hogar cumplen con estos requisitos, el contribuyente puede reclamar un crédito por cuidado de dependientes con un máximo de $3,000 para un dependiente y $6,000 para dos o más.

QUE MAS: NECESITO SEGURO?

Ya sea que un cuidador en el hogar se considere o no un empleado, se recomienda al propietario que tenga un seguro. Las leyes de compensación para trabajadores existen para proteger los intereses de los trabajadores en caso de que se lesionen en el trabajo. Si bien la mayoría de los estados hacen obligatorio el seguro de compensación para trabajadores, algunos eximen a los pequeños empleadores (aquellos que emplean a cinco o menos empleados). Sin embargo, la participación voluntaria está permitida y es recomendable.

La industria del cuidado de la salud en el hogar ha informado índices de lesiones un 70 % más altos que el promedio nacional para todas las ocupaciones y un 50 % más altos que los índices de atención similar brindada en hospitales ("Lesiones a los cuidadores que trabajan en los hogares de los pacientes", Issues in Labor Statistics, febrero 1997). La razón principal de estas tasas más altas es la falta de dispositivos de asistencia en el hogar para el cuidado de ancianos o enfermos; los dispositivos que se utilizan en los hospitales para trasladar a los pacientes hacia y desde la cama, por ejemplo, suelen faltar.

Es muy importante minimizar el riesgo potencial de pérdidas económicas tanto para el empleador como para el cuidador. El seguro de compensación para trabajadores y/o una póliza general son vitales para proteger los activos del empleador y proporcionar un flujo de ingresos al cuidador en caso de accidente.

Del mismo modo, las familias deben asegurarse de que su cuidador esté unido. Teniendo en cuenta que el lugar de trabajo del cuidador es el hogar de la familia, es muy importante salvaguardar el patrimonio familiar. Asegurar una fianza o alguna protección de responsabilidad para el cuidador brindará cierta tranquilidad a ambas partes.

¿SE REQUIERE DOCUMENTACIÓN ESCRITA?

Si bien la ley federal no requiere contratos escritos, la ley estatal varía en cuanto al tema de los contratos para los cuidadores en el hogar y otros trabajadores domésticos. En 2010, Nueva York se convirtió en el primer estado (y sigue siendo el único estado al momento de escribir este artículo) en exigir contratos por escrito para los trabajadores domésticos. No obstante, las familias en otros estados también se beneficiarían de un contrato. Si el empleador contrata a un cuidador a través de una agencia, es posible que la agencia ya tenga un contrato listo para sus clientes.

Una advertencia final: si bien los acuerdos de muestra están disponibles a través de varios sitios web, deben verse como pautas. Un contrato final debe ser revisado por un asesor legal, no por el CPA de la familia.

¿POR QUÉ CUMPLIR CON ESTAS LEYES?

Todas estas leyes, reglamentos, formularios y requisitos pueden parecer un obstáculo insuperable. Es comprensible que algunas familias se sientan tentadas a tomar el camino más fácil (pero ilegal) de pagar al cuidador "por debajo de la mesa". Sin embargo, este enfoque es erróneo tanto para la familia como para el cuidador. Al ignorar las leyes pertinentes, las familias pueden estar sujetas a innumerables sanciones legales por no pagar los impuestos laborales federales y estatales, además de tener que pagar los impuestos ellos mismos (consulte los Avisos 2004 – 13 y 2007 – 35).

Para colmo de males, estos pagos ilegales impedirían que la familia reclamara el crédito por cuidado de menores y dependientes, lo que les negaría un beneficio fiscal legítimo para reducir su obligación tributaria sobre los ingresos (Formulario 2441, Gastos por cuidado de menores y dependientes , requiere la divulgación de los nombre del proveedor, dirección, número de identificación (SSN o número de identificación del empleador) y el monto pagado por la atención calificada).

Los cuidadores también salen perdiendo. "La falta de pago de impuestos laborales es un robo para los empleados", según el IRS (IR 2004 – 47). El cuidador perderá los beneficios de desempleo y del Seguro Social porque los salarios no declarados no contarán para otros beneficios válidos. El final de la relación laboral suele derribar este castillo de naipes si el cuidador solicita prestaciones por desempleo y el gobierno descubre el descuido informativo.


Sobre los autores

Brad Cripe ([email protected]) es profesor asociado de contabilidad, Katrina Mantzke ([email protected]) es profesora de contabilidad Donna R. Kieso, y Christopher Bowen ([email protected]) completó recientemente su Maestría en Ciencias Contables, todas en la Universidad del Norte de Illinois en DeKalb, Ill.

Para comentar sobre este artículo o sugerir una idea para otro artículo, comuníquese con Sally P. Schreiber, editora principal, a [email protected] o al 919-402-4828.


recursos AICPA

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"El enfoque de los empleados tiene un costo", abril de 2016

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La guía de la CPA para financiar la atención médica para la jubilación (#PPF1604E, libro electrónico)

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¿Cómo define el IRS al cuidador?

Los cuidadores suelen ser empleados de las personas a las que brindan servicios porque trabajan en hogares de personas mayores o discapacitadas y estas personas tienen derecho a decirles a los cuidadores lo que se debe hacer. Los miembros de la familia pueden o no proporcionar estos servicios.

¿Necesito darle a mi cuidador un 1099?

Si el cuidador es un contratista independiente y se le paga $600.00 o más en un año calendario, entonces el empleador deberá entregarle al cuidador un formulario 1099-MISC, que es un informe de ingresos varios de lo que se le ha pagado al cuidador.

¿Cómo reclamo cuidador en mis impuestos?

Puede deducir el dinero que pagó para cubrir los costos médicos no reembolsados ??de su ser querido si los gastos médicos calificados de todas las personas reclamadas en sus impuestos suman más del 7.5 por ciento de su ingreso bruto ajustado para ese año y si sus deducciones detalladas totales son más que su estándar deducción.

¿Es el ingreso imponible del cuidador?

Sí, si el cuidador es un miembro de la familia, se pueden aplicar reglas especiales. A menudo, no se requiere que se paguen los impuestos de Medicare y del Seguro Social sobre los salarios de un cuidador que es un miembro de la familia. Los salarios del cuidador aún se informarán en el formulario W-2 y serán ingresos imponibles para el cuidador.

Video: irs caregiver