Seleccionar página
resumen de 5 segundos
  • Si está convocando una reunión para tomar una decisión o tener una discusión que será más rápida en tiempo real, eso es genial. Si solo necesitas difundir información, compártela por escrito.
  • Elegir participantes con diversas perspectivas lo ayuda a ver el tema desde múltiples ángulos y, por lo tanto, a aprovechar al máximo su reunión.
  • Cuando dirija reuniones con asistentes presenciales y virtuales, asegúrese de que cada grupo participe por igual para que nadie se retire.

Suscríbete a la vida laboral

Recibe historias como esta en tu bandeja de entrada

Si le dijera que solo el 50% del tiempo de la reunión se usa de manera efectiva, ¿me creería? (No responda. Puedo escucharlo asentir desde aquí). Hay evidencia de que las reuniones virtuales obtienen puntajes aún más bajos.

Y entienda esto: una reunión ineficaz puede descarrilar la productividad incluso después de que haya terminado. Un artículo reciente en MIT Sloan Management Review detalla algo llamado "síndrome de recuperación de la reunión" donde los asistentes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

La mayoría de nosotros no tenemos capacitación formal en habilidades de gestión de reuniones, pero cualquiera puede aprender a hacerlo bien, ya sea que su equipo esté en la oficina, totalmente distribuido o híbrido.

¿Qué hace que una reunión sea eficaz?

Es importante distinguir entre eficaz y eficiente.

Una reunión eficiente comienza puntualmente, se mantiene encaminada debido a una buena gestión del tiempo, incluye a la menor cantidad de personas posible y logra el objetivo establecido.

Trabajo hecho, ¿verdad? Equivocado.

La eficiencia es una cualidad superficial. No dice nada sobre si se incluyeron las personas adecuadas por las razones correctas o si la reunión generó algún valor.

Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionado para un propósito específico, proporciona un foro para el debate abierto y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas a seguir, una comprensión compartida del trabajo por delante. . No solo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.

Las reuniones exitosas tienen un propósito claro

La mayoría de nosotros queremos menos reuniones en nuestros calendarios. Es fácil caer en la trampa de pensar que las reuniones son la única forma de colaborar. Esa tendencia instintiva nos mete en problemas y da mala fama a las reuniones.

Primero, determine si realmente necesita una reunión

No necesita una reunión para transmitir información: para eso están el correo electrónico, el chat y las intranets de la empresa como Confluence. Las reuniones de todos los departamentos y empresas son una notable excepción. Brindan una oportunidad única de escuchar directamente a los ejecutivos y otros tomadores de decisiones y, si incluyen tiempo para preguntas y respuestas (que deberían hacerlo), pueden escucharlo.

Si su reunión presenta una discusión productiva que será más efectiva en tiempo real que de forma asincrónica a través de correos electrónicos o hilos de comentarios, entonces valdrá la pena. Los ejemplos incluyen retrospectivas de equipos o proyectos, lluvia de ideas y reuniones individuales entre gerentes y sus informes directos.

En el mejor de los casos, el propósito de una reunión es decidir o crear algo en colaboración. La planificación de proyectos, el mapeo de los recorridos de los clientes, el establecimiento de objetivos, la resolución de un problema, la elección de X frente a Y… todas estas son situaciones en las que celebrar una reunión es probablemente la forma más eficaz de colaborar. Y gracias a los tableros Trello, los tableros Miro y la función de pizarra virtual de Zoom, ni siquiera necesita estar en la misma habitación para hacerlo.

¡Descarga este gráfico!

A continuación, elija a los participantes de la reunión que puedan hacer una contribución única.

Las reuniones son costosas, así que tenga en cuenta a quién invita. Para estar seguro, desea invitar a la cantidad mínima de personas necesarias para lograr su objetivo. Pero también desea que el grupo aporte diversas perspectivas y conocimientos, especialmente si el propósito de la reunión es la toma de decisiones o la lluvia de ideas. Lamentablemente, no existe una fórmula mágica para equilibrar el costo con el potencial de la creatividad, por lo que deberá usar su mejor criterio.

Consejo

Pruebe esta calculadora de costos de reuniones de Harvard Business Review la próxima vez que organice una reunión. ¡Te hará pensar dos veces sobre tu lista de asistentes!

Artículo relacionado

Los ingredientes psicológicos de los equipos de alto rendimiento

Por último, elabore y comparta una agenda

Pocas cosas son más molestas que la persona que envía una invitación a una reunión sin indicar lo que sucederá y, por lo tanto, sin tener idea de por qué lo invitan. No seas esa persona. Incluya su agenda en la invitación para que las personas puedan determinar si necesitan estar allí y, de no ser así, rechazar la reunión o sugerir a otra persona.

La agenda de su reunión puede tener solo un elemento. ¡Está bien! El punto es tener una agenda que hable sobre el resultado que desea, por ejemplo, "Haga una lluvia de ideas sobre 10 o más formas en que podríamos reducir la rotación de clientes en un 10% para fin de año". Si no puede describir lo que hará en términos prácticos y orientados a los resultados, es una señal de que celebrar la reunión sería una pérdida de tiempo.

Consejo

Incluya un elemento de agenda de 5 minutos al final para capturar cualquier pregunta abierta o tareas de seguimiento y asignarles propietarios. ¡No te saltes esto! Es mejor acortar una discusión que dejar cabos sueltos.

Las reuniones efectivas mantienen a los asistentes comprometidos

Está bien comenzar la reunión estableciendo la expectativa de que todos estén 100 % presentes y concentrados. Hágale saber al grupo que si alguien tiene un trabajo que es tan apremiante que estaría tentado a realizar múltiples tareas, tiene permiso para ir a hacer ese trabajo y ponerse al día con lo que sucedió en la reunión más tarde. Producirán un mejor trabajo y tendrás más participantes comprometidos. ganar-ganar

Calendario para el máximo compromiso

En nuestra era de empresas distribuidas globalmente y trabajo remoto, un poco de reflexión sobre el tiempo es clave para una gestión eficaz de las reuniones. En la medida de lo posible, evite programar su reunión durante la hora del almuerzo de otra persona, o en un momento en que de otro modo estaría leyendo a sus hijos un cuento antes de dormir. Cuando eso no se pueda evitar, al menos consulte con las personas que se verán molestadas para obtener su entrada por adelantado. (Dependiendo de la cultura de su empresa, puede que no sea estrictamente necesario, pero siempre es cortés).

Incluso para los participantes ubicados en el mismo lugar, la hora de la reunión puede marcar la diferencia. Nuestra capacidad para el pensamiento creativo es máxima justo después de dormir, así que programe esa sesión de lluvia de ideas a primera hora de la mañana. Por el contrario, resolvemos mejor los problemas al final del día cuando nuestras mentes están un poco cansadas. Nuestro enfoque se relaja y podemos ver más oportunidades y conectar más puntos. Además, es menos probable que nos distraiga una lista inminente de tareas.

Fomente la participación y dificulte la distracción.

Si se reúne en persona, las computadoras portátiles deben estar cerradas y los teléfonos deben estar fuera de la mesa (a menos que esté tomando notas). “Oh, pero puedo concentrarme en el tema en cuestión y revisar mi correo electrónico simultáneamente”, podrían decir algunos. Por favor, permítanme llamar a la mierda en eso. Además, por cada persona con una computadora portátil abierta, hay una persona sentada a su lado distraída mientras escribe o mira a escondidas para ver si solo está navegando por las redes sociales.

Si se reúne virtualmente, pídales a las personas que habiliten el video para que sea más probable que participen activamente. Por supuesto, siempre se aplican excepciones, así que sea comprensivo si algunos participantes tienen que optar por no ver el video de vez en cuando. Es posible que las personas necesiten atender a los niños, es posible que no se sientan "preparados para la cámara" si la reunión cae en un momento extraño del día, o es posible que no se sientan cómodos transmitiendo su habitación a sus compañeros de trabajo.

Consejo

Usa la plantilla de notas de reuniones en Confluence para ahorrar tiempo y estructurar tus notas para facilitar la lectura.

Hágalo compatible con el control remoto, incluso si está en la oficina

Incluso si todos en el grupo normalmente trabajan desde la oficina, siempre existe la posibilidad de que alguien termine trabajando de forma remota ese día para cuidar a un niño enfermo o dejar entrar al electricista. Así que configure un enlace de reunión virtual por si acaso.

Si tiene un participante remoto, considere pedirle a todo el grupo que se una de forma remota desde sus escritorios. Pone a todos en igualdad de condiciones y fomenta una participación más equilibrada. Además, a nadie le gusta ser la cabeza gigante en la pantalla de televisión al frente de la sala de conferencias.

Las reuniones efectivas brindan un espacio seguro para el pensamiento divergente

Un poco de divergencia ayuda mucho cuando estás buscando ideas creativas, descifrando soluciones a un problema o explorando opciones. No tiene que poner un ejercicio de lluvia de ideas específico en la agenda, pero sí tiene que hacer que el grupo se sienta cómodo expresando opiniones opuestas u ofreciendo ideas extravagantes.

Genere confianza en la sala

La gente necesita la seguridad de que salirse de la norma no será un movimiento que termine con su carrera. Conocido como seguridad psicológica, este es uno de los principales indicadores de un equipo de alto rendimiento. (¿Y qué es un grupo de personas en una reunión, sino un equipo temporal?) Como organizador y facilitador de la reunión, tiene la oportunidad de liderar con el ejemplo y ser el primero en abordar un tema controvertido u ofrecer una perspectiva o idea inusual. .

También puede generar confianza haciendo preguntas que generen una discusión más profunda, incluso cuando crea que sabe la respuesta. Preguntas como "¿Por qué creemos que eso es cierto?" o "¿Puedes ampliar eso?" o "¿Cómo podríamos medir eso?" demuestre humildad y curiosidad de su parte, lo que marca la pauta para el resto del grupo.

Artículo relacionado

Cómo contrarrestar 3 tipos de prejuicios y realizar reuniones inclusivas

ser inclusivo

Si ha hecho un buen trabajo reuniendo un grupo con diversos conocimientos y perspectivas, todos serán "los extraños" de una forma u otra. El único introvertido, la única persona de finanzas, la persona que acaba de empezar la semana pasada. Su trabajo ahora es aprovechar esa diversidad asegurándose de que todos sean (y se sientan ) escuchados.

Pregúntele al nuevo empleado cómo se ven las cosas desde su punto de vista aún fresco. Saque al introvertido hacia el final de una discusión preguntándole si ve puntos que el grupo aún no ha considerado. Anime al único representante de finanzas a cómo la decisión afectaría a su equipo. Si una persona comienza a dominar la reunión, pídale que se encargue de tomar notas en la pizarra. Esto los hace pasar al modo de escucha y le da al resto del grupo una mejor oportunidad de discutir su perspectiva.

Si su reunión incluye una combinación de asistentes presenciales y virtuales, preste atención a si la participación parece equilibrada. Es fácil que el grupo en persona domine la discusión sin darse cuenta. Asegúrese de pedirles a los asistentes virtuales sus comentarios de manera proactiva durante la reunión para que obtenga el máximo beneficio de su experiencia.

Las reuniones efectivas producen resultados reales y compartibles

Conoces el propósito de la reunión porque lo has pensado detenidamente. Elaboraste una agenda diseñada para lograr el objetivo. ¡Ahora mantén el rumbo! Tenga cuidado de no desviarse del tema o sumergirse demasiado en discusiones técnicas. (Cuán largo es "demasiado largo" y cuán profundo es "demasiado profundo" depende de usted como facilitador de la reunión para decidir).

Consejo

Cree un "estacionamiento" en su pizarra, su página de Confluence compartida o su tablero de Trello para capturar ideas, temas y preguntas fuera del alcance de la reunión. El problema es que está obligado por su honor a darles seguimiento, o perderá la confianza del grupo.

Si la reunión se centra en una decisión, no deje que los miembros de su equipo se escapen y se conformen con un “tal vez”. Impulse esa decisión o recomendación para que las personas puedan comenzar a buscar elementos de acción tan pronto como salgan de la sala. Es posible que no llegue a un acuerdo total, pero está bien. El trabajo en equipo efectivo significa estar de acuerdo en confiar el uno en el otro lo suficiente como para respaldar la decisión una vez que se haya tomado.

Considere usar el método DACI para aclarar el rol de cada persona: conductor, aprobador, colaborador o informado.

Lo más probable es que su reunión genere algún tipo de artefacto: un plan de acción, una colección de ideas, un recorrido del cliente, una lista de los próximos pasos, etc. Las reuniones de Atlassian suelen capturar todo eso como una página en Confluence (la plataforma con sabor a wiki). herramienta de intranet que hacemos) y comparte la página con todos los que están en la lista de invitados y otras personas relevantes. por correo electrónico y Google Docs también funciona bien.

Errar por el lado de con más personas de las estrictamente necesarias. Es realmente difícil hacer un seguimiento exacto de lo que están haciendo todos los que te rodean, o cómo el resultado de tu reunión se cruzará con su trabajo. reduce ampliamente la posibilidad de que descubras conflictos al final del juego, e incluso podría conducir a unir fuerzas con un equipo que realiza un trabajo complementario.

Si la reunión no es efectiva, ¡cámbiala!

El hecho de que todavía esté leyendo significa que está comprometido a realizar una gran reunión. ¡Hurra! Sin embargo, resulta que usted no es el único juez de si la reunión fue productiva o no.

Discuta la experiencia con sus compañeros asistentes y solicite comentarios con preguntas como estas:

  • ¿Resultó esta reunión en algo de valor para el negocio?
  • ¿Incluimos a las personas adecuadas? Si no, ¿quién debería o no debería incluirse en el futuro?
  • ¿Fueron claros el propósito y la agenda de la reunión?
  • ¿Fue fácil para usted contribuir a la discusión?
  • Para reuniones periódicas: ¿estamos celebrando esta reunión con la cadencia correcta? Si no, ¿cómo deberíamos ajustarnos?

Incluso si la reunión fue única, estos comentarios lo ayudan a mejorar su próxima reunión. Y si (bueno: cuándo) comienza a sentir que su calendario está sobrecargado de compromisos, ejecute el Ritual Reset play del Atlassian Team Playbook para ver si puede simplificar alguna reunión o eliminarla por completo.

Mantenga un diálogo continuo y abierto entre las personas con las que se reúne con más frecuencia y enfatice el progreso sobre la perfección. ¡Mejora continua para ganar!

Suscríbete a la vida laboral

Recibe historias como esta en tu bandeja de entrada

Qué hace que una reunión sea exitosa

Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionado para un propósito específico, proporciona un foro para el debate abierto y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas a seguir, una comprensión compartida del trabajo por delante. .

¿Cuáles son los cinco elementos clave de las reuniones eficaces?

5 Elementos de una Reunión de Negocios Efectiva

  • Convincente: Cuente una historia para ayudar a ilustrar su punto.
  • Claridad: Estar enfocado y claro.
  • Coherencia: Haga su tarea sobre la reunión de los participantes.
  • Conversación: permitir el diálogo.
  • Cerrar: Termine la reunión de manera efectiva al incluir una solicitud directa.

¿Cuáles son las tres partes de una reunión exitosa?

Pocas personas disfrutan de ir a las reuniones. Sin embargo, puede hacer que sus reuniones sean más productivas siguiendo tres sencillos pasos: planificar la reunión, administrar la reunión, hacer un seguimiento.

¿Cuáles son las 4 P's de las reuniones efectivas?

Utilice esta plantilla para identificar y explicar las 4 P necesarias para llevar a cabo una reunión eficaz: Propósito, Producto, Personas y Proceso.

Video: what does gartner do